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Exceso de Cabida en Lexnet. Reducción Archivos PDF (I)

En este artículo, para evitar el famosos mensaje de Exceso de cabida en Lexnet, vamos a ver como reducir el tamaño de un archivo PDF con el programa Adobe Acrobat Pro.

Reducción Archivos con Adobe Acrobat PRO.

Distinción entre programas Adobe para evitar el Exceso de Cabida en Lexnet.

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es la distinción entre los tres programas Adobe Acrobat que existen en el mercado. A fecha de hoy Adobe tiene en el mercado Adobe Acrobat Reader DC, Adobe Acrobat Standard DC y Adobe Acrobat Pro DC. Para la reducción y optimización de archivos sólo sirven las dos últimas versiones mencionadas.

En este caso vamos a explicar el método con Abobe Acrobat Pro en su versión 11 que es una versión a la actual.

Adobe Acrobat Pro es el programa más usado para la creación y edición de archivos PDF, precisamente el formato PDF (Portable Document Format) fue creada por Adobe Systems, pero estamos ante un programa de pago, aunque, todo sea dicho, es, como no podía ser de otra forma, muy completo, por lo que existen varios métodos para la reducción del tamaño de archivos PDF.

Procedimiento.

En este artículo vamos a ver el método más sencillo para reducir el tamaño de nuestros archivos; si bien es cierto que no es el más efectivo, se trata de un método mucho más cómodo, porque con la opción de optimización de archivos podemos obtener unos resultados mucho mejores (la reducción del peso del archivo puede ser mucho mayor) pero hay un mayor número de opciones que nos puede resultar algo farrogosas, sobre todo para los usuarios no avanzados.

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El procedimiento es muy fácil. Con el archivo que queremos reducir abierto, creamos un nuevo documento mediante el comando “Guardar como”, pinchando “Guardar PDF de tamaño reducido”.  Lo encontraremos dentro del menú ARCHIVO. No tenemos que hacer ningún tipo de configuración , simplemente elegir esta opción y guardar el archivo que hemos creado. Nada más.

Exceso de Cabida en Lexnet
Elegimos la opción “PDF de tamaño reducido”

Cuando el programa nos pregunte la compatibilidad del nuevo archivo, aconsejo que elijamos “Conservar la existente” para que no tengamos ningún problema con el nuevo documento creado.

Exceso de Cabida en Lexnet
Conservar Existente

Observación

Esta operación explicada, funciona mejor cuando el documento que tenemos ha sido escaneado desde el escáner y no con un programa de creación PDF, como es el caso de Adobe Acrobar Pro, puesto que este programa en el proceso de escaneado ya realiza la optimización del documento. Este procedimiento, en este caso, no sería necesario.  El nuevo documento no sería reducido (a mi, incluso, en algunos casos, el archivo resultante me da un mayor tamaño que el original).

Para estos casos existe un método más complejo pero más eficaz. Se trata de la optimización de archivos. También tendremos que recurrir a este método en los casos en que necesitemos una reducción mayor. Pero este proceso es algo más complejo, así que lo veremos en un artículo aparte.

Conclusión

Con esta sencilla operación podemos evitar en muchos casos el exceso de cabida en Lexnet ahorrándonos trámites como el índice de documentos, anexos Lexnet, etc. Existe un inconveniente: Estamos de hablando de un programa de pago y bastante caro.

En el siguiente vídeo tenéis la explicación del artículo.

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